Zásady zpracování osobních údajů

Tyto zásady zpracování osobních údajů („zásady“) platí pro užití filmů Národního filmového archivu formou kinoprojekce na území České republiky, a to dle Všeobecných obchodních podmínek. Osobní údaje jsou řádně chráněny, zabezpečeny proti zneužití a vždy je dodržována účinná právní úprava.

I. Správce a kontakty správce

I. 1. Správcem je Národní filmový archiv, příspěvková organizace, IČ: 000 57 266, se sídlem Praha 3, Malešická 12, 130 00 („správce“).

II. Informace o zpracování osobních údajů

II. 1. Plnění dílčích smluv – kinoprojekce

  • Účel: Pokud dojde k uzavření dílčí smlouvy, budou osobní údaje nabyvatele, případně pověřených osob nabyvatele, zpracovávány za účelem plnění smlouvy a souvisejících práv a povinností.
  • Právní základ pro zpracování: uzavřená smlouvy.
  • Kategorie dotčených osobních údajů: kontaktní a identifikační údaje pověřených osob za nabyvatele, údaje o smlouvě, související komunikace a údaje o poskytnutých oprávněních a úhradách a jiných dílčích smlouvách.
  • Doba, po kterou budou údaje uloženy: doba trvání smlouvy a 6 měsíců po vypršení oprávnění.

II.2. Předávání nosičů

  • Účel: Pokud dojde k uzavření dílčí smlouvy a bude nutné předat filmový nosič, je správce oprávněn ověřit totožnost osoby přebírající filmový nosič, a to za účelem kontroly, zabezpečení nosiče a doložení předání plnění dle dílčí smlouvy pro zabezpečení kinoprojekce.
  • Právní základ pro zpracování: uzavřená smlouva, souhlas, oprávněný zájem.
  • Kategorie dotčených osobních údajů: kontaktní a identifikační údaje přebírajícího, údaj o ověření totožnosti dle dokladu totožnosti, údaj o osobě, která totožnost ověřila. V případě souhlasu také částečná kopie dokladu totožnosti. 
  • Doba, po kterou budou údaje uloženy: doba do vrácení nosiče. V případě uděleného souhlasu ke kopii dokladu totožnosti nejdéle jeden měsíc.

II. 3. Informace a přímý marketing vůči obchodním partnerům

  • Správce svým zákazníkům, tedy provozovatelům příslušných kin, kteří uhradili oprávnění ke kinoprojekci, zasílá důležité informace všemi prostředky včetně obchodních sdělení elektronickými prostředky. Zákazník (subjekt) může kdykoliv zažádat o ukončení příjmu takových zpráv.
  • Tento účel spočívá v zasílání elektronických a jiných zpráv zahrnujících informace o produktech a službách správce.
  • Právním titulem pro tento účel je oprávněný zájem, proti kterému může subjekt kdykoliv podat námitky. Podáním námitek je zpracování ukončeno. Subjekt může rovněž namítat provádění přímého marketingu.
  • Subjekt bere na vědomí, že při realizaci účelu dochází k segmentaci na základě využívaných služeb, resp. druhu smluvní spolupráce.
  • Kategorie dotčených osobních údajů: kontaktní údaje, údaje o poskytnutých oprávněních a jiných službách správce, údaje o preferencích subjektu.
  • Doba, po kterou budou údaje uloženy: je dobou neurčitou, resp. dobou trvání zájmu správce na oslovování zákazníků s informacemi. Doba netrvá déle, než zákazník vyjádří nesouhlas s příjmem takových zpráv anebo podá námitky.

II. 4. Plnění právních povinností

  • Účel: Pokud dojde ke zpracování z důvodu některého ze shora uvedených účelů, pak zároveň uchováváme nezbytný rozsah dokumentů, dokladů a osobních údajů, jejichž uchování nám ukládá konkrétní právní předpis. Například zákon o daních z příjmů nám ukládá uložení daňových dokladů, zákon o účetnictví účetních dokladů apod.
  • Právní základ pro zpracování: plnění našich právních povinností. Zpracování je nezbytné a není možné jej ukončit.
  • Kategorie dotčených osobních údajů: jsou stanoveny vždy daným právním předpisem. Například daňové a účetní doklady u shora citovaných zákonů.
  • Doba, po kterou budou údaje uloženy: je stanovena vždy konkrétním právním předpisem. Například 10 let u daňových dokladů či 5 let u účetních dokladů.

II. 5. Oprávněný zájem na ochraně práv a obraně při vznesených nárocích

  • Účel: Pokud provádíme výše uvedená zpracování, tak po jejich ukončení sbíráme omezený rozsah dokumentů a osobních údajů za účelem ochrany vlastních práv, obrany proti uplatněným nárokům a rovněž z důvodu obrany pří soudních/správních/kontrolních a jiných řízeních.
  • Právní základ pro zpracování: náš oprávněný zájem na ochraně našich práv, doložení souladu s účinnou právní úpravou orgánům dozoru a pro případ obrany při vznesených nárocích. Máte právo tento oprávněný zájem kdykoliv namítat.
  • Kategorie dotčených osobních údajů: Pro tento účel uchováváme pouze omezený rozsah dokumentů – například udělené souhlasy, registrace, přihlášky, projevy právních jednání a právní dokumenty.
  • Doba, po kterou budou údaje uloženy: nejdéle tři roky, přičemž doba neskončí dříve, než případné řízení o jakémkoliv nároku.

III. Příjemci a kategorie zpracovatelů


III. 1. Osobní údaje nebudou bez řádného právního titulu předávány žádným třetím osobám.

III. 2. Subjekt bere na vědomí, že Správce využívá ke splnění daného účelu Zpracovatele, kteří mají přístup k nezbytnému rozsahu Osobních údajů Subjektu pro výkon své činnosti. Jedná se o Zpracovatele z následujících kategorií: osoby provádějící přepravu; osoby provádějící účetnictví, audit, právní služby; osoby zabývající se personalistikou a vzděláváním; osoby poskytující IT služby; osoby zabývající se internetovým marketingem; osoby zabývající se vývojem a implementací podnikových systémů; osoby zabývající se vývojem webových a mobilních aplikací; osoby poskytující software licenci pro online komunikaci.

IV. Práva

IV. 1. Právo na přístup

  • Správce přijme vhodná opatření, aby poskytl subjektu stručným, transparentním, srozumitelným a snadno přístupným způsobem za použití jasných a jednoduchých jazykových prostředků veškeré informace (např. o Zpracovateli Osobních údajů a o průběhu tohoto Zpracování) a učinil veškerá sdělení o zpracování. Správce subjektu informace poskytne písemně nebo jinými prostředky (například v elektronické formě). Za předpokladu, že identita je prokázána jinými způsoby, má Subjekt také právo zažádat o poskytnutí těchto informací ústně.
  • Správce neodmítne vyhovět žádosti Subjektu při výkonu práv Subjektu (zejm. práva na přístup), ledaže doloží, že nemůže zjistit totožnost subjektu údajů, k němuž se dotčené údaje vztahují.
  • Subjekt má právo na to, aby mu Správce poskytl na žádost informace o všech údajích týkajících se zpracování dle článku 13, 14 a 15 obecného nařízení o ochraně osobních údajů fyzických osob (GDPR) a o přijatých opatřeních, a to bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Správce bude Subjekt o jakémkoliv takovém prodloužení informovat do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody pro tento odklad. Jestliže Subjekt žádost podal v elektronické formě, poskytnou se informace v elektronické formě, je-li to možné a pokud nepožaduje jiný způsob.
  • Pokud správce nepřijme opatření, o něž Subjekt požádal, informuje Subjekt bezodkladně a nejpozději do jednoho měsíce od přijetí žádosti o důvodech nepřijetí opatření a o možnosti podat stížnost u dozorového úřadu a žádat o soudní ochranu.
  • Správce informuje Subjekt, že veškeré tyto informace, sdělení a úkony jsou udělovány bezplatně. Pokud jsou žádosti podané vyhodnocené jako zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, a zejména pokud se opakují, může správce buď: a) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů; nebo b) odmítnout žádosti vyhovět.
  • Pokud má Správce důvodné pochybnosti o totožnosti fyzické osoby, která podává žádost, může požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení totožnosti Subjektu.

IV. 2. Právo na opravu

  • Subjekt má právo na to, aby Správce bez zbytečného odkladu opravil nepřesné Osobní údaje, které se jej týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má také právo na doplnění neúplných Osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

IV. 3. Právo na výmaz („právo být zapomenut“)

  • Subjekt má právo na to, aby Správce bez zbytečného odkladu vymazal Osobní údaje, které se jej týkají, a Správce má povinnost Osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, pokud je dán jeden z těchto důvodů:
    • Osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
    • Subjekt odvolá souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovávány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;
    • Subjekt vznese námitky proti zpracování (podle níže uvedeného „práva vznést námitku“) a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování;
    • Osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
    • Osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Unie nebo členského státu, které se na Správce vztahuje;
    • Osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti v případě osoby mladší 15 let, u níž musí ke Zpracování dle účinné právní úpravy dát souhlas osoba vykonávající rodičovskou zodpovědnost.

IV. 4. Právo na omezení Zpracování

  • Subjekt má právo na to, aby Správce omezil Zpracování, v kterémkoli z těchto případů:
    • pokud Subjekt popírá přesnost Osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby Správce mohl přesnost Osobních údajů ověřit;
    • Zpracování je protiprávní a Subjekt odmítá výmaz Osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití;
    • Správce již Osobní údaje nepotřebuje pro účely Zpracování, ale Subjekt je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
    • pokud Subjekt vznesl námitku proti Zpracování, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Správce převažují nad oprávněnými důvody Subjektu.
  • Pokud bylo Zpracování omezeno dle výše uvedeného „Práva na omezení zpracování“, mohou být tyto Osobní údaje, s výjimkou jejich uložení, zpracovány pouze se souhlasem Subjektu, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Unie nebo některého členského státu.
  • Pokud Subjekt omezení Zpracování dosáhl, bude Správcem předem upozorněn na to, že bude omezení Zpracování zrušeno.

IV. 5. Oznamovací povinnost ohledně opravy nebo výmazu Osobních údajů nebo omezení Zpracování.

  • Správce oznamuje jednotlivým Příjemcům, jimž byly Osobní údaje zpřístupněny, veškeré opravy nebo výmazy Osobních údajů nebo omezení Zpracování s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Správce bude Subjekt informovat o těchto Příjemcích, pokud to Subjekt požaduje.

IV. 6. Právo na přenositelnost údajů

  • Subjekt má právo získat Osobní údaje, které se jej týkají, které poskytl Správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému Správci, aniž by tomu Správce, kterému byly Osobní údaje poskytnuty, bránil, a to v případě, že:
    • Zpracování je založeno na souhlasu nebo na smlouvě.
    • Zpracování se provádí automatizovaně.
  • Při výkonu svého práva na přenositelnost údajů má Subjekt právo na to, aby Osobní údaje byly předány přímo jedním Správcem správci druhému, je-li to technicky proveditelné.
  • Výkonem výše uvedeného „Práva na přenositelnost údajů“ není dotčeno výše uvedené „Právo na výmaz“. Toto právo se neuplatní na Zpracování nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je Správce pověřen.
  • Výše uvedeným „Právem na přenositelnost údajů“ nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

IV. 7. Právo vznést námitku

  • Z důvodů týkajících se konkrétní situace Subjektu, má Subjekt právo kdykoli vznést námitku proti Zpracování Osobních údajů, které se jej týkají. Správce Osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro Zpracování, které převažují nad zájmy Subjektu nebo právy a svobodami Subjektu, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
  • Pokud jsou Osobní údaje zpracovány pro účely přímého marketingu, má Subjekt právo vznést kdykoli námitku proti Zpracování Osobních údajů, které se jej týkají, k takovému účelu, což zahrnuje i profilování, pokud se týká přímého marketingu.
  • Pokud vznese Subjekt námitku proti Zpracování pro účely přímého marketingu, nebudou již Osobní údaje pro tyto účely zpracovávány.
  • V souvislosti s využíváním služeb informační společnosti může Subjekt uplatnit své právo vznést námitku automatizovanými prostředky pomocí technických specifikací.
  • Jsou-li Osobní údaje zpracovávány pro účely vědeckého či historického výzkumu nebo pro statistické účely, má Subjekt, z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace, právo vznést námitku proti zpracování Osobních údajů, které se jej týkají, ledaže je Zpracování nezbytné pro splnění úkolu prováděného z důvodů veřejného zájmu.

IV. 8. Automatizované individuální rozhodování, včetně profilování

  • Subjekt má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro Subjekt právní účinky nebo se jej obdobným způsobem významně dotýká.
  • Správce nezakládá žádná ze svých rozhodnutí výhradně na automatizovaném zpracování.
  • Profilování, které je Správcem prováděno, nemá pro Subjekt právní účinky, ani se jej významně nedotýká.

V. Závěrečná ustanovení

V. 1. Správce je oprávněn v případě potřeby zásady změnit. Změna je účinná zveřejněním.

V. 2. Verze zásad: březen 2022